Hvordan giver du tilbagemeldinger på Garudas personprofiler over telefonen eller Skype? Det svarer chefkonsulent hos Garuda Rikke Winter Dupont på i dette interview. Hun har i løbet af det seneste år givet tilbagemeldinger til flere end 100 kandidater over telefonen.

”Hvis du står i en situation, hvor du ikke kan give en fysisk tilbagemelding, vil mange nok udskifte det fysiske møde med Skype, fordi man på den måde kan se hinanden. Men jeg vil faktisk anbefale, at du bruger telefonen frem for Skype. Det fungerer i hvert fald betydeligt bedre for mig”, siger Rikke Winter Dupont og fortsætter.

”For mig virker det unaturligt at give tilbagemeldinger over Skype, fordi jeg føler mig bundet af at holde øjenkontakten. Det er med andre ord en mere opmærksomhedskrævende måde at give tilbagemeldinger på, end når man sidder over for hinanden. For eksempel synes jeg, at det er svært at tage noter undervejs, og noterne er selvsagt nødvendige. Dels når jeg skal afrapportere om kandidaterne til ansættelsesudvalget, dels når jeg skal huske kommentarer og modifikationer, kandidaterne bidrager med i løbet af tilbagemeldingen.”

Særligt opmærksom

”Jeg oplever også, at nogle typer af kandidater har lettere ved telefonsamtalerne. Især de introverte, som kan koncentrere sig mere om at lytte, svare og kommentere end om at forholde sig til, hvordan de fremstår”, vurderer Rikke Winter Dupont, inden hun går videre til at give konkrete råd til, hvad du særligt kan fokusere på over telefonen.

”Vælger du telefonsamtalen, skal du være opmærksom på at være endnu mere imødekommende i din kommunikation, end du plejer. Det gælder din stemmeføring og dit taletempo. Begge dele skal være roligere og langsommere end sædvanligt. Desuden skal du bruge flere metakommentarer undervejs – altså kommenterer, der udspecificerer, hvad der sker og kommer til at ske.”

”Jeg plejer at ridse processen op fra start: ’Jeg giver dig en tilbagemelding på KompetenceProfilen. Den er bygget op efter Hoved-Hjerte-Ben™-modellen, måler på 16 personlighedstræk, som jeg vil gennemgå et for et, og som vi løbende taler om. Osv.’ Undervejs vender jeg flere gange tilbage til selve den proces, vi er i gang med, så kandidaten hele tiden ved, hvor vi er, og hvad der kommer til at ske som det næste. Jeg kalder også metakommentarerne for ’vejvisere’.”

“Jeg fortæller desuden kandidaten, at jeg noterer hans eller hendes svar i KompetenceProfilens resumé-funktion. Funktionen giver mig mulighed for at aflægge et fyldestgørende resumé til ansættelsesudvalget. Det forklarer jeg dels for at skabe tillid, dels for at understrege KompetenceProfilens rolle som dialogværktøj. Denne åbenhed er vigtig, så kandidaten er ærlig og redegør for, om han eller hun kan genkende fortolkningsteksten til de enkelte træk, samt  hvordan det kommer til udtryk i arbejde.”

Ligevægt, ligeværd og åbenhed

”Jeg følger selvfølgelig også disse råd, når jeg sidder over for en kandidat, men over telefonen fokuserer jeg yderligere på at hjælpe kommunikationen på vej. Jeg bruger endvidere den klare kommunikation til at skabe det fortrolige og tillidsfulde rum, som tilbagemeldinger på Garudas personprofiler altid skal kendetegnes ved. Når jeg sætter tempoet ned, taler mere imødekommende og fokuserer på at kommunikere endnu klarere end normalt, sikrer jeg ligevægt, ligeværd og åbenhed. De tre elementer, som ligger i at skabe balance mellem mennesker,” runder Rikke Winter Dupont af.

Hvis du har brug for hjælp og sparring til, hvordan du griber tilbagemeldinger over telefon eller Skype an, så kontakt meget gerne chefkonsulent Rikke Winter Dupont eller chefkonsulent Lotte Mølgaard.