Stadigt flere virksomheder vælger at bruge personprofiler, når de rekrutterer eller udvikler deres medarbejdere. For eksempel viser en undersøgelse, som organisationen Lederne gennemførte i starten af 2018, at 54 % af de medlemmer, der blev ansat i årene 2014-2017, havde udfyldt en personprofil forud for deres ansættelse. For de medlemmer, der blev ansat i 2005 eller tidligere, lå tallet nede på 31 %.
Det er på flere måder en positiv udvikling. Blandt andet fordi personprofiler – brugt sammen med referencer, prøveopgave og eventuelt en logisk test – kan være med til at hæve den prædiktive validitet betydeligt. Altså hæve sandsynligheden for, at man vælger den rette medarbejder. Og så kan personprofiler bidrage til at skræddersy udviklingsforløb, der tilgodeser den enkelte medarbejders præferencer.
Men personprofiler giver ikke en facitliste. I stedet forpligter det at bruge dem. Det kræver uddannelse, erfaring og at indtænke dem i større HR-processer, før de for alvor kan gøre en forskel.
Overvejer du, om I skal bruge personprofiler i jeres HR-processer, kan du med fordel gøre dig fem overvejelser.
1. Hvad skal du bruge dem til?
Første overvejelse, du bør gøre dig, er selvfølgelig, hvad du skal bruge personprofilerne til. Er det primært til rekruttering eller udvikling af medarbejdere? Og i forlængelse heraf kan du gennemgå, hvilken type medarbejder du har ansat. Er det timelønnede, funktionærer eller specialister?
Omfanget og refleksionsniveauet varierer en del personprofilerne imellem, så du skal være skarp på, hvad du skal bruge dem til, og hvem der skal bruge dem. En personprofil på 320 spørgsmål og tilbagemeldingstid på en time kan fx være nødvendig til specialister og ledere, men er ofte for omfattende til kontorelever. Har du behov for personprofiler, der både kan benyttes til rekruttering og udvikling, kan du med fordel finde en leverandør, som udbyder personprofiler i forskellige størrelser, så du kan bruge én slags til rekruttering og en anden til udvikling af medarbejdere.
2. Hvem skal bruge profilerne?
Næste overvejelse går på, hvem der skal bruge profilerne – altså hvem i organisationen der skal give tilbagemeldinger, og hvilke forudsætninger de har. Er det HR-partneren med 15 års erfaring, der allerede er certificeret i en personprofil? Er det mellemlederen, som har ledelseserfaring, men mangler erfaring med at give tilbagemeldinger? Eller er det en langvarig fagmedarbejder, som er skiftet over til en HR-funktion?
HR-partneren vil hurtigt kunne gå i gang med personprofilerne, mens de to andre kan have behov for støtte og konsulenthjælp de første gange for at komme i flyvehøjde. Mellemlederen og fagmedarbejderen mangler nok også input til, hvordan personprofilerne kan indgå i en større rekrutteringsstrategi.
3. Hvad må personprofilerne koste?
Personprofilers størrelse og kompleksitet varierer en del, og det samme gør prisen. Før du beslutter dig for, hvad personprofilerne må koste, er det derfor vigtigt, du har styr på, hvilket behov du har. Hos de fleste leverandører kan du vælge imellem at købe en licens med frit forbrug eller betale en stykpris for hver profil, du bruger.
For at udnytte din investering bedst muligt er det derfor en god idé at skabe et overblik over, hvor mange rekrutteringer du normalt har om året, og hvor mange af dine medarbejdere der skal udvikles. Og på baggrund af de to tal at tage en dialog med leverandøren om, hvad der bedst kan betale sig for dig. Derudover må du kalkulere med uddannelse i personprofilerne og eventuel konsulenthjælp – alt efter hvilke forudsætninger de, der skal bruge profilerne, har.
4. Hvilke sprog taler dine respondenter?
Personprofiler findes på utallige sprog. Du skal bare være sikker på, at den leverandør, du vælger, har profiler på de sprog, du skal bruge. Og hvis ikke, at de så kan oversætte dem til de sprog, der mangler. De fleste respondenter vil kunne udfylde profiler på engelsk, men ords værdiladninger ændrer sig fra sprog til sprog, og det kan få indflydelse på, hvordan resultatet bliver. Det mest præcise resultat får du med andre ord ved at udfylde profilen på dit eget sprog.
Desuden skal du være opmærksom på, hvilke normgrupper personprofilen indeholder. Er du på det danske marked, skal din personprofil have en dansk normgruppe, som den måler besvarelser op imod. Uden nationale normgrupper kan det nemlig være vanskeligt at få et retvisende sammenligningsgrundlag, som du kan bruge til at vurdere, om en respondent har forsøgt at manipulere med sin besvarelse eller afviger fra normen. Med en national normgruppe kan du også sammenstille medarbejdere inden for samme faggruppe for at se, hvilke fællestræk og forskelle de har.
Endvidere skal du gå efter en valideret personprofil, hvilket vil sige, at den lever op til helt specifikke krav til validitet og reliabilitet. Validitet og reliabilitet betyder, at personprofilen måler på det, den skal, og at den gør det stabilt over tid.
5. Hvor lang tid vil du bruge på det?
Tidsforbruget dækker over tre ting:
1) Hvor lang tid det tager at udfylde personprofilen.
2) Hvor lang tid det tager at forberede tilbagemeldingen.
3) Hvor lang tid det tager at give tilbagemeldingen.
Og det samlede tidsforbrug følger formlen, at jo tungere personprofilen er, jo større bliver tidsforbruget. De tungeste personprofiler kan godt tage en time at udfylde og en time eller halvanden at give tilbagemelding på, mens forberedelsen afhænger af, hvor erfaren tilbagemelderen er. Mindre personprofiler tager måske 5-10 minutter at udfylde, og tilbagemeldingen bliver tilsvarende mindre.
Det tidsforbrug, du fastsætter, bør afhænge af, hvem respondenterne er, og hvor integrerede personprofilerne er i de øvrige HR-processer. Indgår respondentens personprofil i hans onboarding- eller udviklingsforløb, kan det nemmere forsvares at sætte meget tid af til tolkning og tilbagemelding.
Hvis du synes, at 2-3 timer per personprofil er lang tid, kan du huske på, at personprofilen hæver den prædiktive validitet og dermed sænker risikoen for at bruge meget længere tid – og langt flere ressourcer – på at ansætte den forkerte medarbejde.
Hvilken personprofil skal du vælge?
Efter du har gjort dig disse fem overvejelser, bør du ret præcist kunne gå til en leverandør med dine forventninger, så I kan tage en dialog om, hvorvidt I skal arbejde sammen.
I løbet af denne dialog kan du med fordel spørge ind til, hvordan serviceniveauet er hos dem. Hvor meget hjælp og sparring indgår i den aftale, I indgår, og hvor meget skal du selv betale for ved siden af? På den måde får du et budget, du eller din leder kan tage stilling til, så I kan afgøre, om personprofiler er det rette for jer – og hvilken I i så fald skal vælge.
