En leder er både leder i lette og svære tider. En af de opgaver, der kan virke vanskelige for mange ledere, er de svære medarbejdersamtaler. Samtalerne indebærer nemlig, at man som leder går tæt på medarbejderen og taler om et problem, som man oplever at have med medarbejderen. Der kan for eksempel være tale om:
- fravær
- mobning
- mangelfuld indsats på arbejdet
- vanskeligheder med at samarbejde
- dårlig personlig hygiejne
- brok og negativ stemning
- modarbejder forandringer
- efterlever ikke arbejdspladsens værdier
- misbrugsproblemer.
Det kan helt naturligt virke grænseoverskridende at skulle gennemføre svære medarbejdersamtaler om emner som disse. Derfor kan nogle ledere have en tendens til at udsætte samtalerne og håbe, at problemerne går i sig selv med tiden. Det kan være, lederen er nervøs for, hvordan medarbejderen reagerer, bange for at skade forholdet til medarbejderen eller i tvivl om, hvordan man bedst griber den svære medarbejdersamtale an.
Risikoen ved at lade stå til og ikke tage samtalen i tide er dog, at problemerne vokser sig større, får mere omfattende konsekvenser og bliver sværere at løse.
Fem gode råd til den svære medarbejdersamtale
Men hvad skal du som leder have i tankerne, når du forbereder og gennemfører de svære medarbejdersamtaler? Nedenfor finder du fem gode råd, der fremover kan gøre de vanskelige samtaler lidt lettere:
1) Fokusér på et positivt resultat: Et fornuftigt udgangspunkt for lederen kan være at fokusere på det positive, som samtalen kan resultere i. Selvom den kan fylde i tankerne og skabe bekymring, vil tankerne om det positive (som for eksempel bedre arbejdsindsats, forbedret samarbejde mellem kollegaer, løftet trivsel, mindre irritation, at fjerne en byrde fra medarbejderens skuldre osv.) måske gøre det nemmere at tage samtalen. Den svære samtale kan ses som et middel til at nå et vigtigt mål.
2) Forberedelse er afgørende: De svære medarbejdersamtaler er ikke noget, som skal improviseres. Heller ikke selvom du er en meget erfaren leder. Hvordan indkalder du til samtalen? Hvor skal samtalen foregå? Hvordan indleder du samtalen? Hvilke regler og retningslinjer skal du læse op på inden samtalen? Hvilken helt konkret adfærd er det, medarbejderen skal lave om på? Hvilke eksempler vil du fremhæve? Og hvordan forholder du dig, hvis medarbejderen bliver stille, vred eller begynder at græde? Man siger, at den bedste måde at modarbejde nervøsitet på er ved at forberede sig grundigt og minutiøst. Det gælder også for de svære medarbejdersamtaler, hvor forberedelsen dels kan dæmpe ubehaget ved at gennemføre dem, dels kan føre til et bedre og mere hensigtsmæssigt resultat. Derfor er du nødt til at forberede dig grundigt på spørgsmål og overvejelser som de nævnte.
3) Mød medarbejderen der, hvor han eller hun er: Det er ikke sikkert, at medarbejderen er klar over, at den adfærd, som han eller hun udviser, er problematisk. Det kan også være, at der er en særdeles god grund til adfærden. Især kan sygdom og bekymringer resultere i en anderledes adfærd – som ændret mødetid eller dårligere opgaveløsning. Men at fortælle uopfordret og åbent om problemer i privatlivet til sin leder kan være ubehageligt. Så en svær medarbejdersamtale kan sagtens resultere i, at du får indblik i bekymringer, og indleder du med at være meget negativ over adfærden, som du finder problematisk, kan det skade relationen til medarbejderen, hvis det viser sig, at der er gode årsager til den. Af den grund er det fornuftigt at møde medarbejderen der, hvor han eller hun er – og huske nysgerrigheden i hele samtalen.
- Hent e-bogen ”Fokuseret ledelse”. I bogen lærer du at møde medarbejderen der, hvor han eller hun befinder sig.
4) Lad kritikken gå på adfærd og kun adfærd: En del af forberedelsen til den svære medarbejdersamtaler er at kunne udpege lige netop den adfærd, som skal laves om. For at kunne udpege adfærden er det en god idé er finde helt konkrete eksempler frem, som illustrerer den uønskede adfærd. Når I sammen taler om konkrete eksempler, bliver det sandsynligvis lettere for jer at etablere en fælles forståelse af, hvad der er galt, og hvordan I løser det.
5) Kommunikér klart og professionelt: I den svære medarbejdersamtale er du leder og udelukkende leder. Ikke ven, terapeut eller psykolog. Hold derfor en passende og professionel tone i løbet af samtalen, hvor du undgår humor og ironi, der risikerer at dække over alvoren i samtalen. Den klare kommunikation kommer allerede til udtryk, når du indkalder til samtale, hvor det skal være tydeligt for medarbejderen, at der er tale om en alvorlig samtale. På den måde kan medarbejderen forberede sig mentalt og ikke blive overrasket, når samtalen går i gang.
- Har du brug for hjælp til at gennemføre de svære samtaler, så kontakt os meget gerne.
