Flere forskere vurderer, at onboarding i løbet af de kommende år vil opnå samme høje status som rekruttering. Onboarding-perioden er nemlig på mange måder den vigtigste tid i den nye medarbejders ansættelse. Onboarding-perioden former medarbejderens indtryk af virksomheden, formulerer opgaver og ansvar, skaber kendskab til kulturen og sikrer motivationen.
Desværre er onboarding stadig en lidt umoden disciplin. Det kommer blandt andet til udtryk ved, at et onboarding-forløb i gennemsnit strækker sig over 14 dage. Men det burde tage tre-seks måneder, alt afhængig af rolle, ansvar og personlighed.
Så hvad kan et onboarding-forløb bestå af? Og hvordan kan man som medarbejder selv være med til at strikke sin onboarding sammen, så den tilgodeser ens opgaver, kompetencer og personlighed?
Onboarding: 4 kritiske punkter
Christian Harpelund og Morten Højberg skriver i ”Onboarding – Flyvende fra start”, at der sædvanligvis er fire kritiske punkter i en onboarding-periode. De er:
- Preboarding: Perioden fra virksomheden skriver under på kontrakten, til medarbejderen begynder. Her er det stadig vigtigt at holde kontakten med den kommende medarbejder. Så virksomheden bør informere om, hvad medarbejderen kan gøre for at forberede sig, og at kollegaerne glæder sig til, at medarbejderen begynder.
- Første arbejdsdag: 4 % af alle nyansatte vender ikke tilbage til arbejdspladsen efter første arbejdsdag.
- Første måned: Medarbejderen skal mødes med opgaver og blive passende udfordret på sine kompetencer.
- De første tre måneder: Prøveperioden. Her ser medarbejder og virksomhed hinanden og matchet an. Efter de tre måneder skal medarbejderen sammen med sin leder gøre et udviklingsperspektiv klart. Det er nemlig mindst lige så meget udviklings- og karrieremulighederne, som det er jobsikkerheden, der får medarbejderen til at blive i virksomheden på sigt.
I bogen ”The First 90 Days. Proven strategies for Getting Up to Speed Faster and Smarter” går professor i lederskab og organisationsforandringer Michael D. Watkins mere i dybden med hvert af disse fire fikspunkter.
Spørgsmål og læreplan
Watkins skriver, at den første opgave i onboarding-perioden er at sørge for, medarbejderen relativt hurtigt lærer det rigtige. Den rette læring støber fundamentet, som medarbejderen står på. Men læringen er også med til at bestemme, hvordan hun selv kan være med til at skrue de første tre måneder i ansættelsen sammen. Derfor er det vigtigt, at medarbejderen finder ud af, hvad hun med det samme har behov for at vide – og hvad der kan vente.
Allerede i preboarding-perioden kan medarbejderen gå i gang med at fastlægge en plan for sine første tre måneder. Planen prioriterer, hvad hun skal lære. Prioriteringen kan starte som spørgsmål, der senere udvikler sig til hypoteser, for til sidst at blive viden.
Watkins anbefaler at dele spørgsmålene op efter, om de retter sig mod fortiden, nutiden eller fremtiden. Spørgsmål om fortiden kan være: Hvilke mål blev sat, og var de utilstrækkelige eller overambitiøse? Hvad skete der, hvis målene ikke blev mødt? Hvilke tiltag er der forsøgt for at ændre organisationen?
Spørgsmål om nutiden kan være: Hvordan lyder vision og strategi? Stræber virksomheden virkelig efter at efterleve strategien? Hvis nej, hvorfor ikke? Og hvis ja, resulterer strategien så i, at virksomheden ender dér, hvor den skal være?
Spørgsmål om fremtiden kan være: Hvad er de mest interessante uudnyttede muligheder? Hvordan får man dem implementeret? Hvilke elementer af virksomhedskulturen skal beholdes? Og hvilke skal der laves om på?
Ideen med spørgsmålene og de begyndende svar er, at medarbejderen får et indblik i organisationen og skaber et overblik over, hvordan hun bedst benytter sin tid og viden i løbet af de første 90 dage.
Planen for de første 90 dage
Når medarbejderen begynder i nyt job – hvad enten hun bliver forfremmet eller skifter job – kan hun med fordel tage aktiv del i, hvordan hendes onboarding-periode kommer til at forløbe. Især hvis virksomheden normalt ikke skræddersyer deres onboarding, så den passer til hver enkelt.
Sammen med sin leder eller HR-konsulenten kan medarbejderen udfærdige en plan for, hvordan de første 90 dage skal gå. Det er ikke afgørende, om planen består af formfuldendt prosa eller sporadiske bullet points. Det vigtige er, at planen opridser arbejdsopgaver, prioriteringer og (del)mål.
Når medarbejderen laver sin plan, kan hun dele den ind i tre blokke af 30 dage. Ved hver bloks afslutning skal medarbejderen afholde et møde med sin leder, hvor de sammen vurderer, hvordan den seneste måned er forløbet.
Onboarding-tiltagene de første 30 dage kan gå med at falde på plads, møde kollegaer, opbygge relationer og finde ud af, hvad man har brug for at lære. De næste 30 dage skal fokusere mere rendyrket på læring, og hvordan medarbejderen skal prioritere opgaver og ansvarsområder. Her er prioritering netop nøgleordet. Det kan være fristende at påtage sig for meget arbejde i den første tid og ikke trække en streg i sandet, fordi man gerne vil imponere. Men onboardingen-perioden er en transition, og enhver transition kræver i sig selv kræfter at komme igennem. Så det er vigtigt ikke at overbebyrde sig fra start, men acceptere, at transitioner er krævende.
Når det er sagt, kan medarbejderen stræbe efter at få en tidlig sejr i løbet af onboardingens sidste 30 dage. Det kan fx dreje sig om at komme i mål med en svær faglig opgave eller samle teamet om en bestemt udfordring.
Sejren giver selvtillid og skaber en stemning af at lykkes. Begge dele er vigtige for, at onboarding-forløbet kulminerer med, at den nye medarbejder afslutter sin prøveperiode med de rette følelser, som hun tager med sig ind i en forhåbentlig langvarig ansættelse i virksomheden.
