Skrevet af: Steen Sidelmann
Onboarding-perioden er på mange måder den vigtigste tid i en ny medarbejders ansættelse. Den former medarbejderens indtryk af virksomheden, formulerer opgaver og ansvar, skaber kendskab til kulturen og sikrer motivationen og de rigtige relationer.
Onboarding er derfor meget mere end blot at byde den nye medarbejder velkommen. Det handler om at sikre, at den nyansatte føler sig hjemme og er klar til at bidrage til virksomheden fra dag ét.
Men hvordan gribes det an? Vi giver dig her en guide til, hvordan du selv kan lave et både systematisk og individuelt onboarding-program, der får din nye medarbejder godt fra start.
Statistikkerne taler deres tydelige sprog:
Der er altså plads til forbedring.
Derudover viser generel erfaring, at de direkte omkostninger forbundet med at rekruttere en medarbejder ofte beløber sig i op til en halv årsløn. Og med eventuel tabt kapacitet, produktion, salg mv. forbundet med at mangle en medarbejder løber omkostningerne op i så meget som 100-400% af en årsløn – alt efter stilling og omfang.
Det er skræmmende tal, som det bør være i alle arbejdsgiveres interesse at ændre – til gavn for en bedre bundlinje.
Onboarding handler om at give den nyansatte en god overgang til jobbet. Fra kontrakten er underskrevet til den første arbejdsdag. Og videre igennem opstarten, indtil den nye medarbejder er selvkørende og lever fuldt op til kravene i jobbet.
Målet er derfor at give medarbejderen en følelse af hurtigt at høre til i fællesskabet. Men også en følelse af at bidrage med noget værdifuldt til virksomheden.
Et almindeligt begreb i tilrettelæggelsen af onboarding er de tre A’er (Administration, Assimilation og Acceleration).
Begrebet stammer fra forskning og praksis inden for HR og organisationsudvikling og repræsenterer de forskellige stadier, som en ny medarbejder typisk går igennem.
Disse er illustreret i den viste figur.
Administration: Her fokuseres på det formelle og den praktiske administration, der danner fundamentet for en god start. Det kan være alt fra ansættelseskontrakt, IT-adgange, bestilling af arbejdstøj, computer, udlevering af onboarding-plan, velkomstpakke, introduktion til diverse systemer osv. Formålet er at sikre, at den nye medarbejder har de nødvendige ressourcer, udstyr og adgange til at påbegynde arbejdet korrekt. Hvilket indtryk giver det f.eks., hvis der ikke er et skrivebord eller en computer klar, når man starter?
Assimilation: Nu handler det om at integrere den nye medarbejder i organisationens kultur, værdier og arbejdsprocesser. Det er f.eks. introduktion til kolleger, samarbejdsrelationer og de konkrete arbejdsopgaver samt forståelse af kulturen og alle de uformelle regler og normer. Formålet er at hjælpe den nye medarbejder med at føle sig velkommen og som en integreret del af organisationen. Hvem ser efter den nye medarbejder og f.eks. tager den nye kollega med til frokost?
Acceleration: Her er fokus på at fremskynde den nye medarbejders produktivitet og bidrag til organisationen. At skubbe til udviklingen og sikre medarbejderen får succes. Det omfatter træning, udvikling og målsætninger for succes. Men også support, støtte og løbende feedback, så medarbejderen hurtigt indfrier sit fulde potentiale. Formålet er at sikre, at den nye medarbejder bidrager effektivt til organisationen så hurtigt som muligt. Er der f.eks. aftalt løbende opfølgning og feedback-møder i onboarding-perioden?
Hvor længe bør et succesfuldt onboarding-forløb vare? Svaret er, at det afhænger af den enkelte.
I mange virksomheder varer et gennemsnitligt onboarding-forløb 14 dage, som ofte er længden på det grundlæggende orienteringsforløb. Her introduceres den nyansatte til procedurer, arbejdsgange og systemer.
Selve onboardingen bør dog foldes ud over væsentligt længere tid. Afhængigt af rolle, ansvar og personlighed går der ofte tre til seks måneder, inden den nye medarbejder er fuldt selvkørende. Hele den periode bør betragtes som medarbejderens samlede onboarding.
Når vi taler om onboarding som det samlede introduktionsforløb, kan vi i virkeligheden opdele det i preboarding og onboarding:
Dette er perioden fra kontrakten er underskrevet til den første arbejdsdag. Den nye medarbejder glæder sig sikkert til at komme i gang og står måske også med en masse ubesvarede spørgsmål. Det er selvfølgeligt her, at du skal få bestilt diverse udstyr og IT-adgange, så det er på plads, til medarbejderen starter.
Men benyt også lejligheden til at holde den nye medarbejder informeret. Det kan f.eks. være via lejlighedsvise ’dryp-mails’ med relevant information – såsom forventninger til første dag, en introduktionsplan, generelle virksomhedsinformationer som vision, mission, værdier og eventuel adgang til e-læring, intranet eller lignende.
Vær også opmærksom på den sociale del. Giv gerne en introduktion til teamet, eller hold et uformelt onlinemøde, hvor den nyansatte kan møde teamet. Det styrker alt sammen følelsen af at høre til, være velkommen og glæde sig til første dag.
Perioden fra første arbejdsdag til medarbejderen er fuldt oppe at køre, er typisk selve onboardingen. Og her kan vi med fordel dele perioden op i første dag, de første to uger og resten af onboarding-perioden.
Første dag er typisk velkomsten, introduktion til kolleger, arbejdspladsen, udlevering af diverse udstyr og en introduktion til arbejdsopgaver og virksomheden mv.
De første to uger er den dybere introduktion til ovenstående. Det er typisk den dybere gennemgang af arbejdsopgaver, processer og systemer samt en uddybning af virksomheden og dens kultur. Men også diverse møder med kolleger, en udpeget kollega, der har ansvaret for den nye medarbejder, forskellige samarbejdspartnere mv.
Den resterende del af onboarding-perioden er fokusset på at træne og udvikle rutiner i jobbet, afstemme forventninger om mål og succeskriterier og ikke mindst lave løbende opfølgning og feedback. Men hold også fokus på løbende at styrke både de formelle og uformelle relationer, f.eks. gennem diverse teammøder, at spise frokost sammen, sociale events m.fl.
Når onboarding-forløbet planlægges, så hold for øje, at alle mennesker er forskellige. Dine onboarding-aktiviteter bør derfor individuelt tilpasses til den nyansatte. Afhængigt af den nye medarbejders uddannelse, baggrund og erfaring kan der være behov for at gøre mere eller mindre ud af visse af onboarding-aktiviteterne. Et ”one-size-fits-all”-onboarding-forløb er derfor sjældent det mest effektive.
Den nyansattes personprofil spiller også ind. I forbindelse med rekrutteringsprocessen har den nyansatte måske udfyldt en personprofil/personlighedstest, som har givet indsigt i personligheden og matchet til jobbet. Sørg for at anvende denne viden videre til at lave et personlighedsbestemt onboarding-forløb.
Viser den nyansattes personprofil et stort behov for struktur, så sørg for at udlevere en mere detaljeret plan for onboarding-forløbet, hvor det er tydeligt, hvad der skal ske.
Viser personprofilen et stort behov for struktur, så sørg for at udlevere en mere detaljeret plan for onboarding-forløbet, hvor det er tydeligt, hvad der skal ske.
Anvender I Garudas KompetenceProfil, er det muligt at lave en individuel onboarding-rapport, der kommer med personlige anbefalinger til, hvad medarbejderen eller dennes leder bør være særligt opmærksom på, på baggrund af nyansattes individuelle personprofil. Kontakt os gerne for flere oplysninger.
Herunder ses et forslag til det overordnede indhold i en onboarding-plan. Forslaget er ikke udtømmende, men skal blot ses som inspiration. Ligeledes bør rækkefølgen af det mere konkrete indhold naturligvis tilpasses til den aktuelle situation og medarbejder.
Vi har udarbejdet et konkret udkast til et onboarding-program, som du kan hente via dette link og tilpasse, til den nyansatte medarbejder.
Når du arbejder med onboarding-programmer, findes der et hav af systemer, som kan hjælpe dig. Meget kan gøres digitalt tilgængeligt via diverse platforme og apps. Det kan være en kæmpe hjælp, og du skal selvfølgeligt finde den løsning, der passer netop til jeres virksomhed.
Det er dog vigtigt at forstå, at onboarding ikke kun handler om checklister, politikker og retningslinjer. Vi har at gøre med mennesker, der skal indgå i gode sociale relationer og opnå konkrete færdigheder og erfaringer. Det foregår i samarbejde med andre mennesker og gennem praktisk erfaring.
Forskning viser, at læring og ny viden foregår bedst gennem praktisk erfaring og ved at prøve det selv (se figuren herunder). Gentagne gange – og over tid. Ikke kun ved at få det fortalt eller blive vist hvordan. Dét skal der derfor også afsættes tid til i onboarding-forløbet. Og det er samtidigt her, der skal være fokus på den løbende opfølgning, sparring og feedback, så medarbejderen hele tiden udvikler sig.
Følger du denne guides anbefalinger, når I næste gang skal onboarde en ny medarbejder, højner du chancen markant for at skabe et godt og langvarigt match. Du bør dog ikke nødvendigvis følge guiden til punkt og prikke. Det vigtige er dog at tilpasse forløbet til den enkelte medarbejder – især hvis I har den nye medarbejders personprofil, så onboarding-forløbet bliver endnu mere skræddersyet den enkelte. Det skaber gode relationer – og gode resultater.
Rigtig god fornøjelse!
I efteråret har der igen været fokus på nyuddannede akademikeres arbejdsløshed. Anledningen var, at beskæftigelsesminister Peter Hummelgaard (S) opfordrede landets jobcentre til at skrue bissen
For mig er onboarding et af de vigtigste begreber inden for HR og ledelse. Det er her, den nye medarbejder skal fordøje job, rolle, virksomhed,
Det er både spændende og udfordrende at begynde i et nyt job som leder, uanset om du skal være leder for første gang, eller om
Skriver du dig op til Garudas nyhedsbrev, kvitterer vi med nyeste viden inden for HR og ledelse
