Fundamentet for en god rekrutteringsproces findes i det forberedende arbejde. Så let kan det egentlig siges. Hvorfor forholder det sig sådan? Fordi det er i det forberedende arbejde, at man finder ud af, hvem drømmekandidaten er, hvilke opgaver hun eller han skal beskæftige sig med, hvem hun eller han skal arbejde sammen med, og hvilke krav der er til stillingen. Med den viden på plads på forhånd kan man opbygge rekrutteringsprocessen efter disse parametre.
Lad mig uddybe. Selve rekrutteringsprocessen begynder med en skarp jobanalyse. Selvom mange arbejdspladser stiller høje krav til kandidaterne om at skrive velformulerede og velresearchede ansøgninger og møde velforberedte og velinformerede op til jobsamtalen, er der nogle gange et misforhold mellem disse krav og den indsats – eller mangel på samme – som arbejdspladsen selv lægger. Jobopslaget er genbrug eller en lettere omskrivning fra sidste gang. Drømmekandidaten er en sammenblanding af forskellige, indbyrdes uforlignelige profiler. Og man har ikke oplistet de vigtigste opgaver eller samarbejdspartnere. Det afspejler sig i en ustruktureret samtale og et usammenhængende onboarding-forløb.
For at undgå disse problemer er det væsentlig at udføre en jobanalyse.
Rekrutteringsprocessen: Jobanalysen består af syv trin
En jobanalyse afdækker, hvad stillingen går ud på, og hvilken profil som passer til den – set i lyset af, hvor organisationen bevæger sig hen. Analysen lægger grundlaget for både jobopslag og samtaler med kandidaterne. Brugt optimalt udstikker den også rammerne for, hvordan onboarding-perioden skal se ud. I tillæg hertil højner jobanalysen både kvaliteten og relevansen af de ansøgninger, der kommer ind.
Men hvordan udarbejder man mere konkret jobanalysen, så den kan strukturere rekrutteringsprocessen?
Den jobanalyse, som Garuda anbefaler, består af syv trin. De er:
1) Jobindholdet
Når der skal sættes ord på, hvilke opgaver den nye medarbejder skal løse, er det oplagt at tage udgangspunkt i at indkredse jobindholdet. Det indebærer, at man overvejer, hvad hovedfunktionen og dermed kerneopgaven er i jobbet. Derefter oplistes øvrige opgaver, som prioriteres fra vigtigst til mindre vigtigt. Slutteligt diskuteres medarbejderens ansvarsgrad og interne samt eksterne samarbejdspartnere.
2) Udviklingsmuligheder
Næste trin indebærer, at man undersøger, hvilke udviklingsmuligheder der er i stillingen, og hvordan de er med til at gøre jobbet spændende og attraktivt.
3) Nøglekompetencer, personlighed og erfaring
Hvilke kompetencer og hvilken grad af erfaring er det nødvendigt at besidde for at kunne lykkes i stillingen? Og hvordan vægtes de? Det er to af de vigtigste spørgsmål på dette trin. Men også kandidatens personlighed er det helt væsentligt at forholde sig til.
4) Intern eller ekstern rekruttering?
Er målet, at stillingen besættes ved intern eller ekstern rekruttering? Måske er den helt rigtige kandidat allerede ansat? Eller mangler de fornødne kompetencer – personligt eller professionelt? Så er ekstern rekruttering den rette løsning. Rekrutteringsprocessen kan indsnævres gevaldigt ved at klargøre, om man skal rekruttere internt eller eksternt. Og det er til både de ansættende og den ansattes fordel.
5) Database med kandidater
Mange rekrutteringssystemer indeholder en mulighed for at uploade uopfordrede ansøgninger eller CV’er – eller for at gemme kandidaternes ansøgninger i et nærmere fastsat antal måneder. Har man adgang til sådan en jobbank, er det måske helt unødvendigt at slå en stilling op, fordi en motiveret kandidat, der allerede viser interesse for arbejdspladsen, er inden for rækkevidde.
6) Rekrutteringstjekliste
Rekrutteringstjeklisten oplister tidsfrister, medievalg, målgrupper, kriterier for kandidater, deltagere i ansættelsesudvalget, hvor mange kandidater man vil indkalde til samtale, og hvornår de skal til samtale. Listen sikrer overblik, og at tidsfrister overholdes.
7) Kollegaerne
Afslutningsvist skal de kommende kollegaer inddrages. Hvordan oplever de jobkravene? Og kan de se for sig, at konturerne til deres nye kollega stemmer overens med de forventninger, som de har, og det syn på stillingen, de har?
- Hent e-bogen Rekrutteringsprocessen: Fra jobanalyse til onboarding, hvis du vil have det fulde overblik over rekrutteringsprocessen
Rekrutteringsprocessen fra start til slut
Efter disse syv trin er man i dén grad klar til at skrive et kvalificeret jobopslag, der henvender sig til en præcis målgruppe, og som gør, at man for alvor kan stille krav til, at ansøgerne er forberedte.
Herefter handler det om at bruge de indsigter, man har opsamlet i det forberedende arbejde i jobsamtalen og onboarding-forløbet. Jeg tør godt love, at jobanalysen forbedrer niveauet af både jobsamtale og onboarding gevaldigt ved at strukturere rekrutteringsprocessen fra start til slut.
Hvad har jeg fået svar på i denne artikel?
Nedenfor finder du en række spørgsmål, vi har svaret på i denne artikel. Det perfekte overblik til dig, der har travlt.
Hvordan skaber man det bedste udgangspunkt for en succesfuld rekrutteringsproces?
Det bedste udgangspunkt er en grundig og struktureret forberedelse. Det indebærer at afklare, hvem drømmekandidaten er, hvilke opgaver stillingen omfatter, hvem kandidaten skal arbejde sammen med, og hvilke krav der stilles til kvalifikationer og personlighed. Denne viden gør det muligt at målrette både jobopslag, samtaler og onboarding, så de passer til virksomhedens behov.
Hvad er en jobanalyse, og hvorfor er den afgørende for rekruttering?
En jobanalyse er en systematisk gennemgang af, hvad stillingen indebærer, og hvilken type kandidat der er bedst egnet. Den sikrer, at jobopslag er præcise og tiltrækker de rigtige ansøgere. Derudover fungerer analysen som et værktøj til at strukturere jobsamtaler og planlægge onboarding-forløb, så kandidaten får den bedst mulige start i stillingen.
Hvordan gør man en stilling attraktiv for potentielle kandidater?
For at gøre en stilling attraktiv bør man fokusere på at tydeliggøre de udviklingsmuligheder, der følger med jobbet. Kandidater ønsker ofte at vide, hvordan stillingen kan bidrage til deres faglige og personlige vækst. Det kan også være en fordel at fremhæve spændende projekter, samarbejdsmuligheder og eventuelle fordele, der gør jobbet unikt.
Hvordan vurderer man, om rekrutteringen skal foregå internt eller eksternt?
Man bør starte med at vurdere, om der allerede er medarbejdere i organisationen, der har de nødvendige kvalifikationer og personlighed til at udfylde stillingen. Hvis ikke, kan ekstern rekruttering være den rette løsning, da det giver adgang til et bredere felt af kandidater med nye perspektiver og erfaringer.
Hvilken rolle spiller tidligere kandidater eller en kandidatdatabase i rekrutteringsprocessen?
En kandidatdatabase kan være en stor fordel, da den giver mulighed for at genbesøge ansøgninger fra tidligere kandidater eller personer, der har vist interesse for virksomheden. Dette kan reducere rekrutteringstiden og sikre, at man hurtigt finder en kvalificeret kandidat, som allerede har udvist motivation for stillingen.
Hvordan sikrer man struktur og overblik i rekrutteringsprocessen?
Struktur og overblik opnås bedst ved at lave en detaljeret plan. Denne plan bør inkludere vigtige elementer som tidsfrister, krav til kandidater, valg af rekrutteringskanaler, og hvordan jobsamtaler skal forløbe. En god plan gør det lettere at overholde deadlines og sikre en professionel proces fra start til slut.
Hvorfor er det vigtigt at inddrage teamet i rekrutteringsprocessen?
Teamet kan bidrage med indsigt i, hvilke kompetencer og personlige egenskaber der er nødvendige for, at den nye medarbejder passer godt ind i arbejdsgruppen. Deres input kan også hjælpe med at afstemme forventninger og sikre, at den nye medarbejder kan opfylde både faglige og sociale behov i teamet.
Hvordan kan forberedelse gøre jobsamtaler og onboarding mere effektive?
Når man har en klar forståelse af jobkravene og de nødvendige kompetencer, bliver det lettere at stille relevante spørgsmål under jobsamtalerne og vurdere kandidater på et objektivt grundlag. Den samme forberedelse gør onboarding-processen mere målrettet, da man allerede har en plan for, hvordan den nye medarbejder bedst integreres og oplæres i stillingen.
